Power Automate: E-Mails prüfen und Ergebnisse in Teams melden

Power Automate: E-Mails prüfen und Ergebnisse in Teams melden

Heute habe ich mir einen Flow in Power Automate gebaut, der mein Outlook überwacht und den Inhalt bestimmter E-Mails automatisch auswertet. Für mich ein gutes Beispiel, wie man alltägliche Arbeitsschritte digitalisieren kann.

Ausgangssituation

Regelmäßig erhalte ich Protokollierungsmails auf Arbeit. Diese sind aber nur relevant, wenn Fehler darin enthalten sind. Leider kann dies ab und an überlesen werden. Deshalb habe ich mir einen Flow gebaut, welcher die Mails ausließt und prüft und danach eine Rückmeldung gibt, ob die Protokolle iO sind oder nicht. Für mein Beispiel hier habe ich die Protokollmails „Überspiel Protokoll _ Testlauf“ genannt. Diese Mails möchte ich automatisch prüfen:

• Kommt darin das Wort „Fehler“ vor, soll ich direkt gewarnt werden.

• Wenn kein Fehler enthalten ist, reicht eine Info.

Das Ziel: Eine Teamsnachricht, die mir sofort sagt, ob das Überspiel erfolgreich war oder nicht.

Aufbau des Flows

1. Trigger – Outlook überwachen
   Ich nutze den Trigger „Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3)“ und filtere nach Betreff.

2. HTML in Text umwandeln
   Da der Mailtext im HTML-Format kommt, setze ich den Baustein „HTML zu Text“ ein. So kann ich den Inhalt einfach nach Wörtern oder Phrasen durchsuchen.

3. Bedingung prüfen
   Mit einer If-Bedingung suche ich im Text nach dem Wort „Fehler“. Hier zu wird der Baustein "Bedingung" benutzt

   • Wenn gefunden → Fehlerfall.

   • Wenn nicht gefunden → Erfolgsfall.

4. Teamsnachricht erstellen
   In beiden Fällen lasse ich Power Automate eine Nachricht in Teams ausgeben, über den Baustein „Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen“.

   • Fehler gefunden: „Überspiel hatte einen Fehler“ inkl. Absender und Betreff der Mail.

   • Kein Fehler gefunden: „Überspiel hatte keine Probleme“ ebenfalls mit Absender und Betreff.

Den Flow kann man auch anderweitig nutzen. Man kann in Power Automate auch überwachen lassen, wenn Mails von bestimmten Personen kommen. Auch kann man nicht nur auf ein Wort überwachen lassen, sondern auf ganze Textphrasen. Es ist hier sehr viel möglich.

Bildserie aus dem Power Automate Flow

Mein Fazit

Mit wenigen Bausteinen habe ich einen Flow erstellt, der mich automatisch informiert, ob ein Überspiel erfolgreich war. So spare ich mir das manuelle Öffnen und Prüfen der Mails. Besonders stark finde ich, dass man die Logik leicht erweitern könnte, etwa um nur im Fehlerfall eine Teamsnachricht zu schicken oder zusätzliche Benachrichtigungen zu versenden.